FAQs – Häufige Fragen zur Zeitaufzeichnung
- Wie sind die „Grunddaten“ auszufüllen?
- Wie gebe ich die Zeit ein?
- Was mache ich, wenn ich weniger als 5 Tage regelmäßig arbeite?
- Was mache ich, wenn die Verteilung der Normalarbeitszeit je nach Wochentag unterschiedlich ist?
- Wie trage ich eine Arbeitseinheit ein, die vor 20 Uhr beginnt und nach 20 Uhr endet?
- Wie trage ich Urlaub/Sonderurlaub ein?
- Kann ich Urlaub auch stundenweise eintragen?
- Was mache ich, wenn ich im Krankenstand bin?
- Bei mir erscheint „######“ bzw. eine utopische Zahl in Feld der Ist-Arbeitszeit.
- Bei mir erscheint „!Bezug“ in einem der Felder.
- Wie trage ich einen Zeitausgleich ein?
- Was ist der Unterschied zwischen Mehr- und Überstunden?
- Sind die Zuschläge für Über-/Mehrstunden mit dem Dienstgeber abgesprochen?
- Spezialfall: Ich verlege meine Arbeitsszeit freiwillig nach 20 Uhr. Habe ich Anspruch auf Zuschläge?
- Wann ist eine Überstunde gerechtfertigt?
- Was tun, wenn sich das Anstellungsverhältnis vom Stundenumfang ändert?
- Was tun, wenn ich zwei verschiedene Pfarren oder Arbeitsbereiche innerhalb der Diözese habe?
- Was tun, wenn ich meine Arbeitszeit unterschiedlich auf die Arbeitstage verteilt habe?
1) Wie sind die „Grunddaten“ auszufüllen?
„Anstellungsumfang“ gibt die Wochen-Sollzeit an. Bei einer Vollanstellung sind das 40 Stunden.
In „Zeitguthaben/-schuld“ sind die übrigen Stunden des vorigen Arbeitsjahres anzugeben, bei einer Zeitschuld mit einem Minus davor.
„Offene Urlaubstage“: noch nicht konsumierte Urlaubstage aus dem vorangegangen Arbeitsjahr. (ACHTUNG: Nach zwei Jahren verfällt der Urlaubsanspruch! Daher kann die Anzahl der übernommenen Urlaubstage nicht höher sein als das doppelte des jährlich zustehenden Urlaubs.)
„Wochenübertrag“: Da sich Mehr-/Überstunden auch aus der in der Woche geleisteten Arbeitszeit ergeben, ist es wichtig, in diesen beiden Felder die Ist-Arbeitszeit und die Überstunden von Beginn jener Woche anzugeben, in der sich der Jahreswechsel vollzieht.
2) Wie gebe ich die Zeit ein?
Man gibt jeweils die Urzeit des Beginns und des Endes einer Arbeitszeiteinheit an im Format z.B.: 09:00. Damit ist auch eine minutengenaue Abrechnung möglich.
ACHTUNG: Wenn man Pausen macht (verpflichtend nach 6 Stunden mindestens 30 Minuten!), teilen diese eine Arbeitseinheit. Demensprechend ist die Arbeitszeit in zwei Blöcken anzugeben! (z.B.: 07:30-12:00 und 12:30-14:00)
3) Was mache ich, wenn ich weniger als 5 Tage regelmäßig arbeite?
Bei den „Grunddaten“ gibt es ein Feld „Arbeitstage“. Dort kannst du angeben, wieviele Arbeitstage du arbeitest. Sollte das nicht funktionieren: Bei andreas.laaber@aufhorchen.cc eine individuelle Arbeitszeiterfassung erbitten.
4) Was mache ich, wenn die Verteilung der Normalarbeitszeit je nach Wochentag unterschiedlich ist?
Wenn sich die Arbeitszeit auf 5 Arbeitstage verteilt, ist das kein Problem, da das Formular nur jene Mehrstundenzuschläge verrechnet, die in einem Quartal nicht in Form eines Zeitausgleichs 1:1 wieder abgebaut werden. Überstunden werden aufgrund fehlender anderslautender Regelungen immer mit Zuschlägen versehen.
5) Wie trage ich eine Arbeitseinheit ein, die vor 20 Uhr beginnt und nach 20 Uhr endet?
Beispiel: Eine Sitzung dauert von 19 bis 21 Uhr: Um die zustehenden Zuschläge mitverrechnet zu bekommen, wird im (geschickterweise letzten) „Normalarbeitszeit“-Block 19:00 bis 20:00 eingetragen, und im „Nacht“-Feld: 20:00-21:00.
6) Wie trage ich Urlaub/Sonderurlaub/Pflegefreistellung/Krankenstand ein?
Bei Urlaub bzw. Sonderurlaub sind die Begriffe im Wortlaut (ohne Rechtschreibfehler) im „Tätigkeit“-Feld einzugeben. Damit werden automatisch die „fiktive Normalarbeitszeit“ angegeben und in der Urlaubsabrechnung am Ende jedes Monatsformulars abgezogen.
ACHTUNG: Urlaub/Sonderurlaub/Pflegefreistellung/Krankenstand wird stundenmäßig nur an den 5 Arbeitstagen verrechnet. In die freien Tage eingetragen werden keine Stunden abgezogen, jedoch werden sie in die End-Abrechnung eingetragen. Bitte daher keinen Urlaub/Sonderurlaub/Pflegefreistellung an freien Tagen eintragen!
7) Kann ich Urlaub auch stundenweise eintragen?
Nein! Dafür gibt es keine rechtlichen Grundlagen.
8) Was mache ich, wenn ich im Krankenstand bin?
Auch der Krankenstand ist im Wortlaut im „Tätigkeit“-Feld einzugeben, damit die fiktive Normalarbeitszeit angegeben wird und keine Zeitschuld entsteht.
9) Bei mir erscheint „######“ bzw. eine utopische Zahl in Feld der Ist-Arbeitszeit.
Bitte kontrolliere, ob Beginn- und Endzeit korrekt eingegeben worden sind. Sollte es zu keiner Änderung kommen, schick deine Aufzeichnung bitte an andreas.laaber@aufhorchen.cc.
10) Bei mir erscheint „!Bezug“ in einem der Felder.
Ein Fehler im Formular liegt vor. Bitte schicke deine Aufzeichnung an andreas.laaber@aufhorchen.cc.
11) Wie trage ich einen Zeitausgleich ein?
Zeitausgleich wird gar nicht eingetragen. Es darf in der Zeitaufzeichnung nur die tatsächlich geleistete Arbeitszeit eingetragen werden. Wem es für den persönlichen Überblick hilft, kann ohne Auswirkung auf die Berechnung im „Tätigkeit“-Feld Zeitausgleich ohne Auswirkung auf die Zeitabrechnung eintragen.
12) Was ist der Unterschied zwischen Mehr- und Überstunden?
Teilzeitangestellte leisten Mehrstunden, wenn sie über ihre Sollzeit arbeiten und solange sie nicht über die Normalarbeitszeit (8 Stunden/Tag, 40 Stunden/Woche) arbeiten. Jede Arbeitszeit, die über diese Grenzen gearbeitet werden, sind Überstunden und damit ohne Einschränkung zuschlagspflichtig!
13) Sind die Zuschläge für Über-/Mehrstunden mit dem Dienstgeber abgesprochen?
Das Arbeitszeitgesetz ist hier eindeutig: Jede Überstunde ist mit 1:1,5 zu bewerten und Mehrstunden mit 1:1,25, wenn sie nicht innerhalb eines Quartals als Zeitausgleich 1:1 konsumiert werden können.
14) Spezialfall: Ich verlege meine Arbeitszeit freiwillig nach 20 Uhr. Habe ich Anspruch auf Zuschläge?
Um gegenüber dem Dienstgeber in der realen Arbeitszeitaufzeichnung fair zu sein, wird man bei einer freiwilligen und nicht zwingend notwendigen Verlegung der Arbeitszeit in die Nachtstunden keine Zuschläge verrechnen lassen. In diesem Fall besteht die Möglichkeit, das Arbeitszeit-Ende in den „Normalarbeitszeit“-Block reinzuschreiben, selbst wenn es nach 20 Uhr ist. Dies führt dann nicht zu automatischen Zuschlägen, solange es keine Überstunden sind.
15) Wann ist eine Überstunde gerechtfertigt?
Eine schwierige Frage: Auf jeden Fall, wenn die geleistete Arbeit vom/von der Dienstvorgesetzten erwartet wird. Das muss nicht explizit schriftlich oder mündlich sein, sondern kann auch „konkludent“, also mit stillschweigender Zustimmung erfolgen. Da eine Arbeitsplatz- und Aufgabenbeschreibung in den meisten Fällen fehlt und auch keine Betriebsvereinbarung vorliegt, wird man wohl in den meisten Fällen selbst oder in Rücksprache mit dem/der Dienstvorgesetzten zu regeln haben, ob die Zeiteinteilung den Arbeitsaufgaben entspricht oder nicht.
16) Was tun, wenn sich das Anstellungsverhältnis vom Stundenumfang ändert?
In diesem Fall sind im Grunddatenblatt im entspechenden Monat im Bereich der „Sollzeit“ die Wochenstunden („WStd.“) entsprechend zu ändern, ebenso die fiktive Tagesarbeitszeit („fTAz“) im Format „00:00“. Die Änderung wird für die Folgemonate automatisch übernommen.
17) Was tun, wenn ich zwei verschiedene Pfarren oder Arbeitsbereiche innerhalb der Diözese habe?
Sinn und Zweck der Arbeitszeitaufzeichnung ist die Dokumentation von Anfang und Ende der geleisteten Arbeitszeit, keine inhaltliche Dokumentation. Daher spielt eine Anstellung in mehreren Pfarren oder Bereichen keine Rolle in der Aufzeichnung. Es ist jedoch zu beachten, dass auch Reisezeiten zwischen den Arbeitsorten Arbeitszeit und daher zu dokumetieren ist.
18) Was tun, wenn ich meine Arbeitszeit unterschiedlich auf die Arbeitstage verteilt habe?
Wenn die Stunden freiwillig und regelmäßig ungleich über die Arbeitstage verteilt werden, ist im Grunddatenblatt im Bereich der „Sollzeit“ die fiktive Tagesarbeitszeit („fTAz“) entsprechend der höchsten Stundenanzahl der Woche (maximal 9 Stunden!) zu ändern. Die Änderung wird für die Folgemonate automatisch übernommen.